Setiap organisasi mempunyai tujuan. Untuk mencapai tujuan tersebut Orang atau bagian-bagian yang tergabung dalam organisasi tersebut dan juga pihak lain yang berkaitan akan melakukan hubungan kerja. Dalam era globalisasi sekarang ini tidak satupun unit atau organisasi yang dapat mencapai tujuan tanpa hubungan kerja.”
HUBUNGAN KERJA DAN KOORDINASI
Oleh : Maria Nunik Andina L
Setiap organisasi mempunyai tujuan. Untuk mencapai tujuan tersebut Orang atau bagian-bagian yang tergabung dalam organisasi tersebut dan juga pihak lain yang berkaitan akan melakukan hubungan kerja. Dalam era globalisasi sekarang ini tidak satupun unit atau organisasi yang dapat mencapai tujuan tanpa hubungan kerja.”
“Pengetahuan dan pemahaman yang cukup tentang hubungan kerja dan koordinasi akan memberikan kemampuan seseorang dalam menjelaskan dan mempraktekan hubungan kerja dan koordinasi yang baik dalam pelaksanaan tugas di instansi/lembaga dimana dia berada, sehingga akan meningkatkan daya guna dan hasil guna dalam mencapai tujuan organisasi”
HUBUNGAN KERJA
A. Pengertian Organisasi
Adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan dan terikat secara formal dalam suatu susunan hierarkhi (Tingkatan)
Unsur-unsur organisasi:
1. Kelompok orang yang membentuk persekutuan
2. Kerjasama
3. Tujuan
4. Keterikatan formal
5. Susunan hierarkhi
Pengertian yang dirumuskan diatas adalah organisasi formal
Organisasi :
1. Organisasi formal:
Organisasi yang diatas kertas dengan hubungan logis berdasarkan peraturan dan kebijaksanaan yang ditentukan sesuai pembagian tugas pekerjaan dan hierarkhi kerja
2. Organisasi in formal :
Organisasi yang merupakan suatu sistem hubungan manusiawi berdasarkan perikatan yang sifatnya pribadi
B. Pengertian hubungan Kerja
Adalah hubungan yang terjadi antara bagian-bagian atau individu-individu baik didalam organisasi maupun dengan pihak luar organisasi sebagai akibat penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing dalam mencapai sasaran dan tujuan organisasi
Unsur penting yang terdapat dalam organisasi adalah adanya susunan hierarkhi, artinya dalam organisasi yang baik memang bagian-bagian atau kelompok yang masing-masing mempunyai tugas dan fungsi perlu ada yang memimpin, membimbing, mengarahkan, merencanakan dan mengawasi serta mengendalikan jalan kegiatan untuk mencapai sasaran atau tujuan yang menyebabkan terdapat pihak-pihak yang memimpin dan dipimpin.
Adanya susunan hierarkhis itulah yang membedakan organisasi dengan kelompok atau gerombolan orang yang kebetulan bersama-sama bekerja, meskipun mungkin juga dengan tujuan yang sama
Bagian –bagian dengan tingkatan yang ada dalam suatu organisasi merupakan struktur
Struktur organisasi adalah:
Adalah bagan yang menggambarkan hubungan antara bagian atau individu yang satu dengan yang lain dalam organisasi berupa garis-garis hubungan kerja
C. Macam-macam hubungan Kerja
1. Hubungan kerja Vertikal (garis lurus kebawah/Tegak)
Hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan
2. Hubungan kerja horisontal (Garis lurus kesamping)
Hubungan kerja antar pimpinan pada kedudukan yang sama
3. Hubungan kerja diagonal (silang)
Hubungan kerja antara pejabat yang berbeda lembaga/induk organisasi
4. Hubungan kerja Fungsional
Hubungan kerja antar unit/lembaga dan pejabat yang mempunyai bidang pekerjaan yang sama (Tingkatan jabatan bisa berbeda)
5. Hubungan kerja informatif
Hubungan kerja antara lembaga atau pejabat dengan tingkat atau bidang apapun untuk saling memberikan dan memperoleh keterangan
6. Hubungan kerja konsultatif
Hubungan kerja antar pejabat yang karena jabatan berkepentingan melakukan konsultasi antara satu dengan lainnya
7. Hubungan kerja direktif
Hubungan kerja antara pimpinan unit organisasi atau pejabat yang disatu pihak mempunyai wewenang dan kewajiban memberikan bimbingan, pengarahakan , pertimbangan, saran atau nasehat dalam bidang kerja hierarkhis /tingkatan tertentu, sedang pihak lain mempunyai kewajiban melaksanakan bimbingan, pengarahan,pertimbangan, saran dan atau nasehat tersebut
8. Hubungan Kerja koordinatif
Hubungan kerja antar pejabat untuk memadukan(mengintegrasikan), menyerasikan dan menyelaraskan berbagai kepentingan dan kegiatan yang saling berkaitan dalam gerak, langkah dan waktu untuk pencapaian tujuan dan sasaran bersama
Hubungan organisasi meliputi 2 jenis:
1. Hubungan formal :
Hubungan kerja antar lembaga atau pejabat yang dilakukan sesuai dengan garis garis wewenang, tugas dan tanggung jawab dalam tingkatan (Hierarkhis)
2. Hubungan informal:
Hubungan antara pribadi dalam organisasi atau dengan pihak lain diluar organisasi yang berdasarkan perikatan yang sifanya pribagi (suka dan tidak suka)
Organisasi formal merupakan organisasi yang dengan penuh kesadaran dan dengan sengaja dibentuk, dimana didalamnya terdapat suatu sistem dan hierarkhi hubungan antar wewenang, tugas dan tanggung jawab para anggotanya demi terlaksananya kerja sama yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Oleh karena itu setiap organisassi formal ditandai oleh:
1. Ketentuan-ketentuan tentang pembentukannya, ketentuan yang mengatur hubungan antara anggota-anggotanya
2. Penggolongan jabatan dan uraian tugasnya
3. Penegasan soal sistem wewenang dan tanggung jawabnya
4. Penegasan soal pelimpahan, wewenang dan lingkup pengendaliannya
5. Hierarkhi atau tingkatan serta hubungan atasan dan bawahan, hubungan staf dan lini, yang semuanya secara jelas digambarkan dengan suatu skema organisasi
Dalam setiap organisasi tidak dapat dihindarkan adanya hubungan informal, karena hubungan ini tumbuh dengan sendirinya sejalan dengan hakekat manusia dengan segala sifat sebagai makhluk sosial.
Hubungan informal yang kemudian melahirkan organisasi informal mempunyai dampak negatif dan positif , sebagai berikut:
Dampak negatif Dampak positif
1. Menyuburkan perasaan-perasaan senang tidak senang
2. Mengakibatkan perasaan pilih kasih
3. Menumbuhkan hubungan kerja yang tidak obyektifp
1. Meningkatkan semangat kerja
2. Mengokohkan dedikasi setiap anggota terhadap organisasi
3. Menambah pengertian-pengertian yang tepat tentang sifat dan tabiat masing-masing
4. Mengadakan pendekatan yang tepat didalam proses penggerakan para bawahan
Hubungan informal yang mengarah ke hal-hal seperti tersebut diatas itulah yang perlu dikembangkan dan dipelihara dalam organisasi. Menjadi tugas pimpinan untuk dapat bertindak dan berperilaku tepat, bijak dan obyektif agar hubungan informal tetap dapat menunjang hubungan kerja formal , bukan malah sebaliknya hubungan informal malah merusak hubungan hubungan kerja formal.
Sukses tidaknya seorang pimpinan sering diukur dari keberhasilannya memadukan nilai-nilai positif dari kedua macam hubungan itu dalam organisasi.
Oleh karena itu dalam pelaksanaan hubungan kerja baik formal maupun informal selalu diperlukan komunikasi kesemua arah dan timbal balik atasan bawahan , antar atasan, antar bawahan, baik internal maupun eksternal
Hubungan kerja yang dikehendaki adalah hubungan kerja timbal balik, yang sangat bermanfaat, antara lain untuk:
1. Membentuk dan membina kesamaan bahasa, paham dan pengertian antar pejabat, pegawai atau pihak terkait, sehingga dapat dihindari kesalahpahaman dalam melaksanakan tugas dan fungsi masing-masing untuk mencapai sasaran dan tujuan
2. Membentuk dan membina keserasian tindak dan arah yang harus dilakukan oleh semua pihak untuk mencapai sasaran masing-masing dalam rangka mencapai tujuan bersama
D. Komunikasi dalam hubungan Kerja
1. Pengertian dan unsur-unsur dalam komunikasi
Dalam pelaksanaan hubungan kerja memang terdapat hubungan kerja yang bersifat fisik yaitu :
“Hubungan kerja yang terjadi secara berurutan karena proses penyelesaian suatu pekerjaan secara fisik”
Dalam bahasa tentang komunikasi dalam hubungan kerja’ yang terjadi lebih berupa penyampaian dan penerimaan data/informasi , ide, gagasan dan sebagainya dari satu pihak kepada pihak lain yang meliputi pejabat, pegawai atau petugas yang terlibat dalam hubungan kerja; oleh karena itu perlu informasi , bahkan keberhasilan kegiatan-kegiatan tersebut banyak tergantung pada ketepatan penanganan informasinya, sehingga komunikasi merupakan hal yang sangan penting dalam hubungan kerja.
Pengertian komunikasi :
1 . Proses penyampaian informasi dan pengertian-pengertian dari satu pihak kepada pihak lain
4. Proses transfer informasi beserta pemahamannya dari satu pihak kepada pihak lain
Unsur-unsur yang saling berinteraksi dalam proses komunikasi:
a. Pengirim (Sender, komunikator) :
Merupakan sumber informasi
b. Penerima (receiver, komunikan):
Adalah pihak yang menerima dan menginterpretasikan pesan yang disampaikan oleh pengirim, semakin memahami pesan yang diterima akan semakin tinggi pemahaman yang diperoleh
c. Pesan (message):
Yaitu ide, fakta,data, informasi atau permasalahan yang dimaksud oleh pengirim untuk dikomunikasikan kepada penerima
d. Saluran (channel):
Adalah jalan yang dilalui suatu pesan dari pengirim kepada penerina
e. Balikan (Feedback)
Adalah respon yang diberikan oleh penerima pesan kepada pengirim terhadap sesuatu pesan yang disampaikannya
f. Persepesi:
Pengertian dari pihak pengirim dan penerima pesan
2 Tujuan komunikasi dalam hubungan kerja
Berbicara komunikasi dalam hubungan , berarti berbicara komunikasi administrasi karena komunikasi ini berlangsung didalam organisasi
Dalam komunikasi administrasi terjadi komunikasi yang terprogram , yang meliputi:
a. Komunikasi informatif :
Bertujuan lebih pada penyampaian informasi dengan titik berat pada tercapainya pengertian yang sama atau kesesuaian paham dengan tindak lanjut yang mempunyai kemungkinan bermacam-macam.
Misal : Diharapkan bisa terjadi perubahan sikap, perilaku, pendapat atau pandangan
b. Komunikasi penugasan:
Lebih dari sekedar penugasan , dengan tujuan akhir yang diharapkan adalah tugas dikerjakan dan diselesaikan sesuai norma atau sesuai standar.
Komunikasi dalam hubungan kerja pimpinan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Unsur dari tugas yang disampaikan
b. Kemampuan atau faktor lain dari bawahannya yang mendorong atau menghambat usaha penyelesaian tugas serta faktor lingkungan yang berpengaruh
c. Pimpinan harus bisa merangsang dan mendorong pegawai untuk berprestasi lebih baik
Pendekatan penugasan yang tepat berarti memberikan penghargaan yang wajar dan juga berarti memberikan kepuasaan kerja pada bawahan. Kepuasan kerja adalah dasar dari semangat kerja dan kerja sama serta peningkatan produktivitas
3. Hambatan komunikasi dalam hubungan kerja
Pesan yang disampaika oleh pengirim tidak selalu tepat utuh seluruhnya sebagaimana dimaksudkan pengirimnya, karena adanya berbagai macam hambatan dalam proses komunikasi, adalah :
a. Hambatan segi organisatoris :
1) Posisi dalam hierarkhi(Tingkatan):
Semakin jauh perbedaan posisi seseorang dengan orang yang lainnya akan semakin besar kemungkinan terjadinya hambatan komunikasi
Penataan informasi yang terencana dan terpadu dalam suatu sistem yang tegas, diikuti dengan prosedur dan arus informasi yang jelas dapat digunakan untuk mengatasi distorsi (kerancuan) informasi dan selanjutnya dapat membantu kelancaran hubungan kerja
2) Spesialisasi:
Untuk efisiensi dan efektivitas kegiatan dalam organisasi diperlukan pembagian kerja, karena kerja membimbing kearah fungsionalisasi
Pembagian kerja dan fungsionalisasi yang semakin luas akan menuntut adanya spesialisasi dengan masing-masing .tanggung jawabnya
Pembagian kerja, fungsionalisasi dan spesialisasi semuanya haruslah diarahkan pada satu tujuan yaitu tujuan organisasi, sehingga harus diikuti sistem informasi yang mantap.
3) Tujuan yang berbeda
Tujuan yang ditetapkan oleh top manajer biasanya lebih mengarah ke tujuan organisasi.
Sedangkan tingkat manajer dibawahnya tentunya mempunyai sasaran-sasaran sesuai dengan unit atau sub unit masing-masing
Maka untuk mengantisipasi atau mengatasi masalah komunikasi yang timbul karena perbedaan titik berat dan orientasi penentuan tujuan dan sasaran-sasaran perlu diterapkan teknik manajemen yang tepat
, misal :
- Dipraktekan teknik manajemen berdasarkan sasaran
- Manajemen situasional
- Manajemen pola kerja terpadu
- Dsb
-
b. Hambatan individu
Hambatan individu dalam berkomunikasi, menyangkut a.l:
1). Kepercayaan
Komunikasi dalam hubungan kerja, antar atasan, antar bawahan, maupun atasan bawahan banyak dipengaruhi rasa kepercayaan antara kedua belah pihak yang berkomunikasi
Kepercayaan tidak semata timbul sebagai emosi subyektif, tetapi juga bisa karena pengalaman dimasa lalu
2) Asumsi/interpretasi/persepsi yang berbeda
Pengirim informasi berasumsi bahwa penerima informasi akan menginterprestasikan pesan yang dimaksud, sering gagal dalam berkomunikasi , karena kata-kata kunci atau istilah yang dimaksud oleh pengirim sering diartikan lain oleh penerima pesan
3) Ketrampilan berkomunikasi
Disamping ada perbedaan persepsi setiap orang juga bisa berbeda dalam kemampuan berkomunikasi
Misal :
Ada orang yang mampu mengungkapkan sesuatu secara lisan tetapi tidak mampu dalam menulis secara jelas
Seseorang mungkin merupakan pembicara yang baik tetapi bukan pendengar yang baik
4) Pengaruh status
Pengaruh status pada arah dan frekuensi komunikasi organisional , banyak menunjukkan :
Pada umumnya orang lebih senang mengarahkan komunikasi mereka ke individu –individu yang statusnya lebih tinggi
Orang-orang dengan status lebih tinggi pada umumnya lebih banyak berkomunikasi dengan yang dianggap setingkat daripada dengan yang statusnya lebih rendah
Orang-orang dengan status tinggi pada umumnya lebih mendominasi pembicaraan dibanding dengan yang statusnya lebih rendah
Orang –orang dengan status rendah sering berupaya untuk mendapatkan perhatian dari yang berstatus lebih tinggi
KOORDINASI
Koordinasi timbul sebagai konsekuensi logis dari adanya upaya mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif melalui pembagian kerja.
Pencapaian tujuan secara efisien dan efektif merupakan tanggung jawab pimpinan, oleh karena itu pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi organik pimpinan
A. Pengertian koordinasi
Merupakan upaya memadukan/mengintegrasikan, menyerasikan dan menyelaraskan berbagai kepentingan dan kegiatan yang saling berkaitan beserta segenap gerak langkah dan waktunya dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran bersama
B. Tujuan koordinasi
terwujudnya keterpaduan keserasian dan keselarasan seluruh komponen yang berkaitan dengan pencapaian sasaran dan tujuan organisasi
Pentingnya koordinasi bagi organisasi dan manajemen adalah untuk :
1. Memastikan adanya kesatuan gerak dalam organisasi
2. Saling berkomunikasi dan bantu membantu antar pejabat/unit
3. Menjamin kesatuan kebijaksanaan untuk hal-hal yang sama
4. Menjamin kesatuan kebijaksanaan untuk hal-hal yang sama
5. Menghindarkan kecenderungan merasa “paling penting” dalam organisasi
.
C. Teknik Koordinasi
Teknik yang dimaksudkan disini adalah tata cara dan prosedur dalam melakukan atau meningkatkan koordinasi , yang menyangkut:
1. Sarana koordinasi
a. Kebijaksanaan
Kebijaksanaan sebagai alat koordinasi memberikan arah tujuan yang harus dicapai oleh segenap organisasi untuk mencapai kesepakatan sehingga tercapai keterpaduan, keselarasan dan keserasian dalam pencapaian tujuan
b. Rencana
Rencana dapat digunakan sebagai alat koordinasi karena didalam rencana yang baik tertuang secara jelas:
sasaran,
cara melakukan
waktu pelaksanaan,
orang atau pejabat yang melaksanakan
lokasi
c. Prosedur dan tata kerja
Prosedur dan tata kerja pada prinsipnya dapat digunakan sebagai alat koordinasi untuk kegiatan yang sifatnya berulang-ulang , karena didalamnya memuat ketentuan :
siapa melakukan apa
kapan dilaksanakan
dengan siapa harus berhubungan
untuk itu prosedur perlu dimuat dalam manual petunjuk pelaksanaan atau pedoman kerja agar mudah diikuti oleh semua pihak yang berkepentingan
d. Rapat dan briefing/taklimat
1). Rapat
Untuk menyatukan bahasa dan saling pengertian mengenai sesuatu masalah, rapat dapat digunakan sebagai sarana koordinasi
2). Briefing/taklimat
Digunakan untuk memberikan pengarahan, memperjelas atau menegaskan sesuatu kebijaksanaan
e. Surat Keputusan Bersama/Surat edaran bersama
Untuk memperlancar penyelesaian sesuatu kegiatan yang tidak dapat dilaksanakan hanya oleh satu instansi/lembaga, dapat diterbitkan surat keputusan bersama atau surat edaran bersama
2. Pola bentuk koordinasi
a. Forum
Forum dalam wujud pertemuan atau rapat atau rapat koordinasi . Forum ini dapat diadakan secara tetap atau periodik atau insidental
b. Tim, Panitia, kelompok kerja, gugus tugas
Apabila sesuatu kegiatan bersifat komplek dan mendesak , multisektor,multidisiplin,multifungsi, sehingga azas fungsionalisasi secara teknis fungsional sulit dilaksanakan, maka untuk lebih memantapkan koordinasi dapat dibentuk Tim, Panitia, kelompok kerja, gugus tugas
c. Dewan atau badan
Dewan atau badan sebagai wadah koordinasi dibentuk untuk menangani masalah yang sifatnya kompleks, sulit dan terus menerus serta belum ada sesuatu instansi yang secara fungsional menangani atau tidak mungkin dilaksanakan oleh sesuatu instansi fungsional yang sudah ada
d. Sistem satu atap dan sistem satu pintu
1). Sistem satu atap (one roof system)
Dibentuk untuk memperlancar dan mempercepat pelayanan kepentingan masyarakat yang kegiatannya diselenggarakan dalam satu gedung (satu atap)
Misal : Sistem Administrasi Manunggal Satu Atap (SAMSAT)
2). Sistem pelayanan satu pintu (one door system)
Diselenggarakan untuk memperlancar dan mempercepat pelayanan kepentingan masyarakat oleh satu instansi yang mewakili berbagai instansi lain yang masing-masing mempunyai kewenangan tertentu atas sebagian urusan yang harus diselesaikan
Misal : Proses Penanaman Modal yang dilakukan oleh Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM)
3. Pedoman koordinasi
a. Koordinasi harus sudah dimulai pada saat perumusan kebijaksanaan
b. Perlu ditentukan secara jelas siapa atau satuan kerja mana yang secara fungsional berwenang dan bertanggung jawab atas sesuatu masalah
c. Pejabat atau instansi yang secara fungsional berwenang dan bertanggung jawab mengenai sesuatu masalah, berkewajiban memprakarsai dan mengkoordinasikan
d. Perlu dirumuskan secara jelas wewenang, tanggung jawab dan tugas satuan-satuan kerja. Perlu dirumuskan program kerja organisasi secara jelas yang memperlihatkan keserasian kegiatan diantara satuan-satuan kerja. Perlu ditetapkan prosedur dan tata cara melaksanakan koordinasi
e. Perlu dikembangakan komunikasi timbal balik untuk menciptakan kesatuan bahasa dan kerja sama
f. Koordinasi akan lebih efektif apabila pejabat yang berkewajiban mengkoordinasikan mempunyai jiwa kepemimpinan dan kredibilitas yang tinggi
g. Dalam pelaksanaan koordinasi perlu dipilih sarana koordinasi yang paling tepat
4. Prinsip untuk berhasilnya koordinasi
a. Harus berpegang pada wewenang formal dan didukung dengan kemauan dari semua pihak
b. Koordinasi dimulai dari tahap dini, yaitu sejak perumusan kebijaksanaan
c. Dipelihara komunikasi timbal balik
d. Amati terus faktor-faktor atau situasi yang sangan mempengaruhi
e. Jadikan koordinasi sebagai proses kontinu
f. Tetapkan pola bentuk atau wadah yang digunakan
g. Adanya pedoman atau petunjuk untuk pelaksanaan
0 komentar:
Posting Komentar