"Mengenal Jenis Jenis Rapat dan Pertemuan"

Kita seringkali mengikuti berbagai kegiatan yang melibatkan dengan seseorang atau sekolompok orang baik dalam sosial kemasyarakatan maupun dalam dunia kerja. Kekurang pahaman akan jenis kegiatan yang akan kita ikuti atau adakan bisa mengakibatkan satu keputusan yang kurang tepat.

MENGENAL JENIS JENIS RAPAT DAN PERTEMUAN 

oleh : Maria Nunik Andina L

Kita seringkali mengikuti berbagai kegiatan yang melibatkan dengan seseorang atau sekolompok orang baik dalam sosial kemasyarakatan maupun dalam dunia kerja. Kekurang pahaman akan jenis kegiatan yang akan kita ikuti atau adakan bisa mengakibatkan satu keputusan yang kurang tepat.

Berikut ini ada beberapa jenis rapat atau pertemuan sebagai media komunikasi :

1. Obrolan,  merupakan percakapan yang tidak terpimpin dan hanya sekedar pengisi waktu belaka, tanpa mempertimbangkan  dan menjurus kesatu arah yang diharapkan.
2. Debat, yaitu bertukar pikiran di mana kedua belah pihak yang terlibat dalam komunikasi. Dimana biasanya terjadi perbedaan pendapat  dan kedua belah pihak saling mempertahankan pendapatnya.
3. Rapat umum, merupakan suatu pertemuan di mana seseorang mengucapkan pidato di hadapan pemirsa tanpa mengharapkan tanggapan atau jawaban dari pihak yang mendengarnya. Jawaban atau umpan balik hanya bersifat reaksi pro atau kontra melalui isyarat-isyarat tertentu. Disini komunikasi hanya terjadi satu arah saja, tidak timbal balik.
4. Ceramah atau kuliah,  adalah bentuk kegiatan komunikasi yang disampaikan seseorang kepada kelompok tertentu berupa satu atau berbagai masalah yang sifatnya lebih mengandung pendidikan, penerangan, pengajaran. Komunikasi bisa sepihak namun juga bisa dua arah.
5. Briefing, merupakan pembicaraan dari seseorang baik pejabat atau pemimpin masyarakat atau tokoh suatu organisasi. Fungsinya disamping menjelaskan juga lebih banyak bersifat instruksi, tidak terdapat diskusi mendalam kecuali menjelaskan dan mempertegas isi diskusi pembicaraan dari yang memberikan briefing.
6. Khotbah, merupakan suatu bentuk komunikasi tatap muka diisyaratkan oleh ajaran agama melalui beberapa ketentuan yang apabila dilanggar, maka pidato yang disampaikan melalui khotbah akan batal baik terhadap pembaca khotbah maupun terhadap pendengarnya, dalam forum ini sama sekali tidak terdapat dialog.
7. Santiaji atau coaching, forum ini lebih bersifat pendidikan karena pembicara menekankan pada latihan-latihan praktis yang harus dikuasi oleh para peserta di bidang tugas pelaksanaan yang diberikan  kepada peserta. Santiaji biasa diselenggarakan dikalangan aparatur pemerintah juga dikalangan organisasi-organisasi tertentu dalam masyarakat untuk memperdalam pengertian dalam teori dan praktek, dialog dan diskusi bisa terjadi tetapi terbatas dibidang materi dibidang pengetahuan yang diketengahkan. Banyak bentuk lain yang sama dengan forum semacam ini seperti penataran yakni pemupukan serta peningkatan pengetahuan dan ketrampilan para peserta dibidang tugasnya masing-masing. Penataan/Up grading ialah refresing, penyegaran kembali ilmu dan ketrampilan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
8. Hearing, adalah suatu kelompok pertemuan atau meeting untuk mengumpulkan pendapat atau opini-opini mengenai suatu masalah atau hal-hal yang berkaitan dengan suatu masalah yang sedang dipecahkan. Disini bisa terjadi dialog dan diskusi tetapi tidak mengambil keputusan karena karena pihak pertama berfungsi memberikan keterangan dan pihak kedua hanya bertugas menampung saja keterangan dari pihak pertama. 
9. Simposium, adalah suatu kelompok rapat dengan menunjuk beberapa pembicara untuk beberapa waktu tertentu, dimana para peserta hanya mendengarkan saja dan mencatat bagian-bagian pembicaraan yang dirasakan perlu. Dalam pertemuan ini tidak terdapat diskusi karena memang tidak diambil suatu keputusan. 
10. Diskusi atau musyawarah, adalah suatu kegiatan secara teratur untuk menghasilkan suatu pengertian yang lebih nyata, benar dan luas. Suatu metode yang sangat sesuai bagi pendidikan orang dewasa untuk berpikir secara benar, logis, luas dan nyata. 
11. Workshop adalah suatu kegiatan yang sengaja diadakan sebagai tempat berkumpulnya orang-orang yang berasal dari latar belakang serumpun untuk memecahkan suatu permasalahan tertentu dengan jalan berdiskusi ataupun saling memberikan pendapat antar satu anggota dengan anggota lainnya.  Workshop dipandu oleh pelatih dan peserta praktek atas apa yang diajarkan.
12. Seminar,  merupakan suatu pertemuan atau persidangan untuk membahas suatu masalah di bawah pimpinan ketua sidang (guru besar atau seseorang ahli). Pertemuan atau persidangan dalam seminar biasanya menampilkan satu atau beberapa pembicaraan dengan makalah atau kertas kerja masing-masing. Seminar biasanya diadakan untuk membahas suatu masalah secara ilmiah. Yang berpartisipasi pun orang yang ahli dalam bidangnya.
13. Simposium ( symposium) agak mirip dengan seminar, symposium berasal dari bahasa latin, yang artinya “pertemuan”. Simposium merupakan pertemuan terbuka dengan beberapa pembicara yang menyampaikan ceramah pendek mengenai aspek yang berbeda tetapi saling berkaitan tentang suatu masalah. Simposium dipimpin oleh seorang ketua yang bertugas mengatur jalannya diskusi. Pendengar bertanya dan para ahli menjawab.
14. Lokakarya, adalah pertemuan para ahli untuk membahas masalah praktis yang bersangkutan dengan pelaksanaan dibidang ahlinya.
15. Bimbingan Teknis(Bintek), adalah suatu kegiatan yang dimaksudkan untuk memberikan bantuan yang biasanya berupa tuntunan dan nasehat untuk menyelesaikan persoalan/masalah yang bersifat teknis. Adapun tujuannya adalah  Untuk menyelesaikan masalah/kasus yang terjadi dan dihadapi oleh para pejabat sehingga penyelesaiannya dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
16. Diklat, adalah proses penyelenggaraan belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan Pegawai Negeri Sipil yang bertujuan mengubah paradikma/cara pandang, pola pikir, sikap dan tindak agar mencapai kinerja optimal dengan mengembangkan learning organization.
17. Training, pelatihan yang dipandu oleh pelatih untuk menguasai topik tertentu.