Etiket Berbicara Dengan Telepon

Telpon merupakan alat komunikasi yang sangat penting dan dapat memberikan banyak manfaat praktis dan menyingkat waktu bagi orang yang mengadakan hubungan jarak jauh. Namun harus diingat bahwa penggunaan telpon termasuk etika berbicara lewat telpon juga harus dilakukan secara tepat dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

ETIKET  BERBICARA MENGGUNAKAN  TELEPON 

Oleh: Maria Nunik Andina L

Telpon merupakan alat komunikasi yang sangat penting dan dapat memberikan banyak manfaat praktis dan menyingkat waktu bagi orang yang mengadakan hubungan jarak jauh. Namun harus diingat bahwa penggunaan telpon termasuk etika berbicara lewat telpon juga harus dilakukan secara tepat dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Etiket menelpon
1) Menelpon pada waktu yang tepat, jangan saat sibuk atau waktu istirahat kecuali menyampaikan berita penting atau sudah ada janji
misal:
 Jangan menelpon sebelum pukul 07.00 WIB dan sesudah pukul 21.00 WIB, Kecuali ada hal penting / darurat atau dari luar negeri, orang tidak mau diganggu pada jam-jam tersebut kecuali sudah ada janji
2) Sebelum menelpon periksa dahulu apakah benar nomor yang akan dituju.
Jika salah sambung, segera minta maaf, karena telah mengganggu penerima telpon
3) Bicaralah singkat, jelas dan sopan karena suara bisa mencirikan karakter dan kepribadian seseorang
4) Aturlah volume suara agar jangan terlalu keras atau terlalu lemah
5) Ucapkan salam dan Perkenalkan diri terlebih dahulu, baru kemudian mengatakan maksud dan tujuan menelpon
Misal: "selamat pagi, saya mikky, saya ingin berbicara dengan Ibu Rita, apakah dia ada?"
6) Saat mengakhiri pembicaraan, ucapkan terima kasih dan salam
7) Jangan membanting telpon dalam mengakhiri pembicaraan meskipun dalam keadaan marah
8) Berikan waktu dan kesempatan seseorang untuk menjawab telpon, mungkin mereka sedang berada jauh atau tidur.
9) Jangan terlalu lama berbicara ditelpon karena akan mengganggu orang lain,
10) Jangan menggunakan kata-kata yang terkesan mendikte dan memerintah tetapi kata-kata meminta pertolongan
11) Jika akan menitipkan pesan untuk seseorang kepada penerima telpon sebaiknya:
- Menyebutkan identitas diri dan nomor telpon
- Menyebutkan identitas orang yang dituju
- Menyampaikan isi pesan
- Menanyakan identias penerima telpon (untuk dicatat)
- Percakapan diakhiri dengan ucapan terima kasih kepada penerima telpon

b. Etiket menjawab telpon
1) Jawab telpon dengan ramah, ucapkan salam begitu mengangkat telpon
2) Aturlah suara agar jangan terlalu keras atau terlalu lemah
3) Jika panggilan telpon untuk orang lain, mintalah waktu untuk menunggu
         Sebentar, untuk memanggil orang yang dituju, letakan gagang telepon dengan lembut
misal:  
            "Bisakah tunggu sebentar? Saya panggilkan dia dulu"
        dan bila yang dimaksud tidak ada, mintalah maaf bahwa yang bersangkutan
        tidak ada, dan menanyakan apakah akan meninggalkan pesan.
contoh:
      "Ma'af, Rita sedang pergi saat ini, ada pesan? Nanti akan saya sampaikan"
Jika menerima pesan dari penelpon untuk orang lain, sebaiknya ditanyakan identitas penelpon berikut nomor telponnya, kemudian ditulias pesan tersebut dan diletakan dekat pesawat telpon atau disampaikan kepada orang yang dimaksud
4) Saat menerima telpon jangan berbicara dengan orang lain, karena terkesan kurang sopan
5) Jangan menjawab telpon sambil makan
6) Mintalah maaf dan ijin Jika akan menjawab telpon atau sms saat sedang berbicara dengan seseorang
7) Jika pembicaraan sudah berakhir, biarkan sipenelpon yang lebih dahulu menutup telponnya
8) Bila sipenelpon orang yang tidak dikenal, bersikaplah hati-hati jangan jangan sembarangan memberikan identitas diri
9) Jika menerima telpon dari seseorang yang salah sambung, tetaplah dijawab dengan sopan dan ramah
c. Etiket menggunakan telpon:
1) Sebaiknya tidak membiasakan meminjam telpon, kecuali dalam keadaan terpaksa
2) Jika dalam situasi upacara keagamaan / ibadah, HP sebaiknya dinonaktifkan
3) Jika menerima telpon dalam situasi sedang diskusi / rapat. / Percakapan serius, sebaiknya mintalah ijin keluar / menjauh untuk menjawab telpon tadi
4) Jika sedang mengendarai kendaraan sebaiknya HP dinonaktifkan, karena akan mengganggu konsentrasi dan membahayakan keselamatan
5) Jangan terlalu lama mengangkat HP, jika ada seseorang menelpon
6) Jika sedang berada dikendaraan umum sebaiknya jika berbicara jangan terlalu keras karena mengganggu orang disekitarnya
7) Jangan mendengarkan orang yang sedang bicara menggunakan telpon (menguping pembicaraan)

SEMOGA BERMANFAAT ........